Wat te doen om zoveel mogelijk medewerkers optimaal thuis te laten werken vanwege het COVID-19-virus?

11 maart 2020
Wat te doen om zoveel mogelijk medewerkers optimaal thuis te laten werken vanwege het COVID-19-virus?

Door het corona-virus bereiden meer en meer organisaties zich voor om medewerkers thuis te laten werken. Deels is dit uit voorzorg, maar zeker ook omdat de kans bestaat dat medewerkers verplicht thuis moeten blijven. De meeste organisaties bieden hiervoor thuiswerkfaciliteiten. Het kan echter zijn dat deze mogelijkheden onvoldoende toereikend zijn doordat het niet voor iedereen beschikbaar is of omdat de mogelijkheden beperkt zijn. In dit geval is het zaak om te weten wat ervoor nodig is om snel meer medewerkers thuis te kunnen laten werken. En wat ervoor nodig is om deze medewerkers zo optimaal mogelijk thuis te kunnen laten werken.

Thuiswerken beperkt

Een korte rondgang langs de organisaties waarvoor wij werken, leert dat de meeste organisaties extra aandacht besteden aan het technisch mogelijk maken om vanuit huis te kunnen werken. Vaak is thuiswerken technisch al mogelijk, alleen is het nog niet beschikbaar gemaakt op de laptop of desktop van veel medewerkers. Of het wordt wel aangeboden, maar is het gebruik ervan beperkt. Vaak is het al wel mogelijk om bijvoorbeeld thuis van mail gebruik te maken, omdat dat al in de cloud staat. Werken met bepaalde SaaS-applicaties is ook geen probleem. Hieronder beschrijven wij een aantal tips die jouw organisatie kan helpen meer medewerkers sneller en beter te laten thuiswerken.

Tip 1: Stel de VDI-omgeving breder open voor thuisgebruik

Gebruik je als organisatie een Virtual Desktop Infrastructure-omgeving zoals Citrix? Sommige organisaties laten het (nog) niet toe dat alle medewerkers kunnen inloggen vanuit huis. Als dat het geval is, maar het wel wenselijk is dat meer gebruikers kunnen thuiswerken, dan is het nodig om licenties aan te passen of servers bij te plaatsen.

Tip 2: Zet Intune in om thuiswerken op bedrijfsapparaten mogelijk te maken

Veel organisaties gebruiken onderdelen van Microsoft 365. In dit pakket zit ook Intune. Met Intune is het mogelijk om apparaten te configureren, beheren en beveiligen zodat de medewerker toegang heeft tot de juiste apps en informatie. Hierdoor blijf je als organisatie grip houden op de applicaties en data die op de verschillende apparaten worden gebruikt. Op deze manier is het heel eenvoudig om een werkplek in te richten, waar medewerkers thuis mee kunnen werken.

Tip 3: Zet Intune in om medewerkers op eigen devices te laten werken

Naast bedrijfsapparaten, kan Intune ook goed ingezet worden om medewerkers op eigen apparaten te laten werken. Hierdoor kunnen medewerkers eenvoudig applicaties en programma’s gebruiken op eigen computers, laptops en mobiele apparaten. De organisatie beheert en beveiligt alleen de zakelijke applicaties en data. De medewerker werkt dus in een veilige omgeving, op het eigen apparaat.

Tip 4: Maak eenvoudig op afstand samenwerken mogelijk via Teams

Organisaties die al in bezit zijn van Microsoft 365, hebben standaard Teams in hun pakket. Teams is de op chat gebaseerde samenwerkingshub om te vergaderen, bellen, chatten en bestanden te delen. Meer en meer organisaties omarmen Teams en geven hiermee de productiviteit van individuele medewerkers en de teams waarin ze werken een enorme impuls. Desondanks wordt nog niet altijd (volledig) gebruik gemaakt van Teams en de mogelijkheden die het biedt. Versneld beschikbaar maken van Microsoft Teams zorgt ervoor dat het mogelijk is om vanuit huis eenvoudig en efficiënt samen te werken. Via Teams is het namelijk heel eenvoudig om samen te werken aan documenten, om met collega's te chatten en online te vergaderen.

Tip 5: Vergader online

Door het gebruik van Teams kunnen vergaderingen gewoon online door blijven gaan. Dit geldt zowel voor meetings met collega’s als meetings met personen buiten de organisatie. De meetings kunnen gewoon worden ingepland in de agenda en worden automatisch voorzien van een link waarmee de Teams-meeting wordt geopend. Eenmaal in de meeting kan je als deelnemer eenvoudig praten, je scherm delen, video aanzetten zodat je zelf zichtbaar bent, bestanden delen en chatten. Op deze manier kan het werk door blijven gaan, zonder verlies van productiviteit of kwaliteit. Het werkt bovendien op elk type device.

Tip 6: Communiceer duidelijk en ondersteun de medewerkers

Bovenstaande heeft voor velen een heel andere manier van werken tot gevolg. Een manier waar medewerkers misschien nog niet aan gewend zijn. Bijvoorbeeld als een medewerker voortaan via een mobiel device toegang tot bedrijfsinformatie of een bedrijfsapplicatie zal hebben. Of als medewerkers Teams gaan gebruiken.

Het is zaak dat over deze veranderingen duidelijk gecommuniceerd wordt. Wat verandert er? Waarom verandert het? Wat heb je eraan als gebruiker? Hoe werkt het precies als je het gaat gebruiken? Waar kan je terecht als er vragen zijn?

Om hierbij te helpen heeft Rapid Circle verschillende middelen ter beschikking om medewerkers te ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan een online training, instructievideo’s of instructiekaarten. Bijvoorbeeld over online vergaderen of samenwerken.

Meer en beter thuiswerken

Met behulp van deze tips kan je als organisatie ervoor zorgen dat meer medewerkers snel en beter vanuit huis kunnen werken. Bovendien is gewaarborgd dat er op een veilige manier gewerkt wordt en ontdekt de medewerker hoe eenvoudig het is om online te werken.

Vragen?

Naast bovenstaande stappen kan het zijn dat je een of meerdere vragen hebt. Ook hier helpen we je graag verder mee. Dat kan op een aantal manieren. Bijvoorbeeld door je vraag met ons te delen via de website.